Schemat procedury kontroli podatkowej w tym sporządzania analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa i planu kontroli podatkowej

1. Podstawa prawna

   Zasady prowadzenia kontroli podatkowych regulują przepisy działu VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622) z zastosowaniem przepisów rozdziału 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.).

2. Cel kontroli podatkowej

   Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego (kontrola powszechności i prawidłowości opodatkowania, kontrola zgodności informacji zawartych w deklaracjach/informacjach podatkowych ze stanem faktycznym).

3. Organ kontroli podatkowej

   Prezydent Miasta Pabianic

4. Tryb działania

   Kontrolę podatkową podejmuje się z urzędu.

5. Podmioty kontrolowane

   Podatnicy, płatnicy, następcy prawni, w tym przedsiębiorcy.

6. Czynności poprzedzające przeprowadzenie kontroli w przypadku przedsiębiorców

   Kontrole planuje się i przeprowadza zgodnie z okresowym planem kontroli, po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia przepisów prawa podatkowego, w szczególności przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1997 r. o podatkach i opłatach lokalnych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Sposób przeprowadzenia analizy określa organ kontroli.

7. Podmiot analizy kontroli

   Analiza dotyczy podatników prowadzących działalność gospodarczą, którzy:

   1. są właścicielami lub posiadaczami samoistnymi nieruchomości lub obiektów budowlanych lub użytkownikami wieczystymi gruntów lub posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem, Krajowym Ośrodkiem Wsparcia Rolnictwa lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych niestanowiących odrębnych nieruchomości, lub jest bez tytułu prawnego;
   2. deklarują lub powinni deklarować wykorzystywanie nieruchomości do celów prowadzenia działalności gospodarczej.

8. Zasady przypisywania przedsiębiorców do kategorii ryzyka naruszenia prawa

   Podstawa prawna: Art. 47- 48 ustawy z dnia 6 marca 2018r. - Prawo przedsiębiorców.
   Zasady obowiązują od stycznia 2026 r.

9. Cel stosowania zasad/przypisywania przedsiębiorców do kategorii ryzyka

   1. Uporządkowanie podejścia do oceny ryzyka w działalności gospodarczej.
   2. Przypisanie przedsiębiorców do określonej kategorii ryzyka.
   3. Zapewnienie przejrzystości oraz równego i obiektywnego  traktowania przedsiębiorców.
   4. Dostosowanie częstotliwości kontroli oraz zakresu monitoringu do stopnia wywiązywania się przedsiębiorcy z obowiązków publicznoprawnych, w tym obowiązków wynikających z przepisów dot. podatków i opłat lokalnych.
   5. Stosowanie zasady proporcjonalności działań organu administracji publicznej.
   6. Wsparcie działań planistycznych i nadzorczych Gminy Miejskiej Pabianice.
   7. Ochrona interesu fiskalnego  Gminy Miejskiej Pabianice.

10. Charakter zasad

    1. Nie stanowi stwierdzenia naruszenia prawa.
    2. Nie przesądza o wszczęciu jakichkolwiek czynności kontrolnych.
    3. Ma charakter ogólny, szacunkowy i prewencyjny.
    4. Nie ma charakteru decyzji administracyjnej.

11. Kryteria oceny ryzyka

    Ocena ryzyka dokonywana jest na podstawie danych znajdujących się w posiadaniu organu, w szczególności dotyczących:

    1. Terminowości składania deklaracji i informacji podatkowych lub zgłoszeń wymaganych przepisami prawa.
    2. Terminowości regulowania zobowiązań publicznoprawnych, w tym należności z tytułu podatków lokalnych.
    3. Występowania zaległości podatkowych lub zaległości z tytułu opłat lokalnych.
    4. Prawidłowości danych, w tym zgodności z ewidencjami publicznymi np. EGIB.
    5. Wyników wcześniejszych czynności sprawdzających i kontroli.
    6. Skali, charakteru oraz rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
    7. Jakości i współpracy i komunikacji z organem.
    8. Pomocniczej punktowej oceny ryzyka, dokonywanej na podstawie wewnętrznych kart oceny naruszenia prawa, służącej ujednoliceniu analizy i dokumentowaniu przesłanek klasyfikacji.

12. Kategorie ryzyka

    Zgodnie z art. 47 ustawy Prawo przedsiębiorców są trzy kategorie ryzyka: niska, średnia, wysoka.

    Prezydent Miasta Pabianic  w zakresie ww. kategorii ryzyka zalicza:

    Kategoria ryzyka - niska

    Do kategorii niskiego ryzyka zaliczani są przedsiębiorcy, którzy charakteryzują się w szczególności:

    1. Terminowym wykonywaniem obowiązków publicznoprawnych.
    2. Prawidłowym i regularnym składaniem wymaganych deklaracji i informacji podatkowych.
    3. Brakiem zaległości podatkowych lub z tytułu opłat lokalnych albo występowaniem wyłącznie zaległości incydentalnych, krótkotrwałych lub nieznacznych kwotowo.
    4. Brakiem stwierdzonych nieprawidłowości o charakterze powtarzalnym lub systemowym.
    5. Prawidłową, terminową i rzetelną komunikacją oraz współpracą z organem.

    Kategoria niska oznacza wysoki poziom rzetelności oraz prawidłowości w realizacji obowiązków publicznoprawnych i niskie prawdopodobieństwo naruszeń.

    Kategoria ryzyka - średnia

    Do kategorii średniego ryzyka kwalifikowani są przedsiębiorcy, u których występują:

    1. Okresowe lub sporadyczne zaległości podatkowe, w szczególności o niewielkiej lub umiarkowanej wysokości, regulowane z opóźnieniem lub po wezwaniu.
    2. Sporadyczne uchybienia w zakresie terminowości lub prawidłowości wykonywania obowiązków publicznoprawnych.
    3. Nieprawidłowości niemające charakteru trwałego ani systemowego, okazjonalna konieczność uzupełnienia dokumentów, korekty deklaracji, informacji lub złożenia wyjaśnień.
    4. Zasadniczo poprawna współpraca z organem, wymagająca jednak okresowego monitorowania.

    Kategoria średnia wskazuje na umiarkowany poziom ryzyka, uzasadniający bieżącą analizę i działania sprawdzające o ograniczonym zakresie.

    Kategoria ryzyka - wysoka

    Do kategorii wysokiego ryzyka kwalifikowani są przedsiębiorcy, u których mogą występować:

    1. Istotne, długotrwałe lub powtarzające się zaległości podatkowe lub z tytułu opłat, w szczególności o znacznej wartości lub utrzymujące się mimo podejmowanych działań windykacyjnych.
    2. Powtarzalne lub systemowe nieprawidłowości w realizacji obowiązków publicznoprawnych.
    3. Opóźnienia, zaniechania lub uporczywe naruszenia w składaniu wymaganych deklaracji lub informacji.
    4. Brak współpracy z organem, brak reakcji na wezwania, utrudnianie prowadzonych czynności.
    5. Działania lub zaniechania mogące wskazywać na podwyższone ryzyko nierzetelnego wykonywania obowiązków.

    Kategoria wysoka oznacza zwiększone prawdopodobieństwo naruszeń, uzasadniające intensywniejszy monitoring lub podjęcie czynności kontrolnych, zgodnie z zasadą proporcjonalności.

13. Zasady stosowania i zmiany kategorii ryzyka

    Ocena ryzyka dokonywana jest okresowo (nie rzadziej niż raz w roku) oraz każdorazowo w przypadku istotnej zmiany okoliczności mających wpływ na poziom ryzyka.

    Klasyfikacja ma charakter wewnętrzny i służy wyłącznie planowaniu działań organu.

    Kategoria ryzyka może ulec zmianie na podstawie analizy aktualnych danych dotyczących wykonywania przez podatnika obowiązków publicznoprawnych.

    Na potrzeby wewnętrznej analizy ryzyka organ może stosować pomocnicze narzędzia punktowe, w tym karty oceny naruszeń prawa, przy czym ostateczna kwalifikacja do kategorii ryzyka następuje na podstawie całościowej i jakościowej oceny okoliczności sprawy.

14. Stwierdzone naruszenia

    Stwierdzone naruszenia (przypisane do nich punkty, które sumują się) zawarte są Karcie Oceny Ryzyka naruszenia prawa przez danego podatnika.

    I tak za:

    1. Nieterminowe składanie deklaracji lub informacji podatkowych lub zgłoszeń wymaganych przepisami prawa - 1 pkt.
    2. Nieterminowe regulowanie zobowiązań publicznoprawnych - 1 pkt.
    3. Nieprawidłowość danych, w tym brak zgodności z ewidencjami publicznymi np. EGIB- 2 pkt.
    4. Niewłaściwa jakość współpracy i komunikacji z organem - 1 pkt.
    5. Nieuprawnione korzystanie ze zwolnień, ulg lub wyłączeń - 3 pkt.
    6. Występowanie zaległości podatkowych lub z tytułu opłat- 2 pkt.
    7. Inne naruszenia ( w zależności od wagi i skutków naruszenia) - 1-3 pkt.

15. Interpretacja punktacji

    • 0-2 pkt - niskie ryzyko
    • 3-5 pkt - średnie ryzyko
    • 6 pkt i więcej - wysokie ryzyko.

    Ostateczna ocena poziomu ryzyka dokonywana jest na podstawie całościowej analizy, z uwzględnieniem kryteriów jakościowych, określonych w procedurze analizy naruszenia prawa podatkowego oraz przepisów dotyczących opłat.

16. Wszczęcie kontroli podatkowej

    W przypadku niskiej kategorii ryzyka - kontrolę przeprowadza się nie częściej niż raz w ciągu 5 lat.
    W przypadku średniej kategorii ryzyka - Kontrolę przeprowadza się nie częściej niż raz w ciągu 3 lat.
    W przypadku wysokiej kategorii ryzyka - kontrolę przeprowadza się tak często, jak to koniecznie dla zapewnienia skutecznego stosowania odpowiednich przepisów, z uwzględnieniem wysokiego ryzyka wystąpienia nieprawidłowości oraz środków niezbędnych do jego ograniczenia.

    Kontrole planowe są przeprowadzane na podstawie planu kontroli.

    Organ podatkowy zawiadamia kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej.
    Kontroli nie poprzedza zawiadomienie, gdy dotyczy ona np. niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej lub organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej - do każdego wspólnika, lub kontrolowany jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.
    Kontrolę podatkową wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze kontroli.
    Wszczęcie kontroli następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazania legitymacji służbowej. Kontrola podatkowa może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej kontrowanemu, gdy czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Do czasu wszczęcia kontroli, kontrolowany ma prawo do złożenia korekty deklaracji podatkowej.

17. Czynności kontrolne (obowiązki i prawa Kontrolowanego).

    Kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek:

    1. Umożliwić przeprowadzenie kontrolującemu czynności kontrolnych.
    2. Niezwłocznie po wszczęciu kontroli okazać kontrolującemu książkę kontroli.
    3. Wskazać na piśmie osobę upoważnioną do reprezentowania kontrolowanego, zwłaszcza podczas swojej nieobecności.
    4. Kontrolowany, reprezentant kontrolowanego, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani udzielać wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności i zadań.
    5. Umożliwić nieodpłatnie filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli.
    6. Przedstawić na żądanie kontrolującego tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli -  na koszt kontrolowanego.
    7. Przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych; (przepis art. 
       168 § 3a pkt 1 Ordynacji podatkowej stosuje się odpowiednio ) - na koszt kontrolowanego.
    8. W wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.
    9. Dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty.
    10. Zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić miejsce do  przeglądu dokumentów a w końcowym etapie kontroli do sporządzenia protokołu.

    Kontrolowany przedsiębiorca ma prawo:

    1. Wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania przez  kontrolującego czynności z naruszeniem przepisów.
    2. Ponaglenie na niezałatwienie sprawy w terminie.
    3. Wniesienia skargi na przewlekłe prowadzenie kontroli.

18. Czynności kontrolne (uprawnienia Kontrolującego)

    Kontrolujący jest uprawniony m.in. do:

    1. Wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego, będących przedmiotem kontroli.
    2. Wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, o którym mowa w art. 276 § 1 Ordynacji podatkowej.
    3. Wstępu na teren jednostki kontrolowanej oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowej wydanej przez Prezydenta Miasta Pabianic, bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podleganiu rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki kontrolowanej; podleganie natomiast przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy w kontrolowanej jednostce.
    4. Żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin.
    5. Żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowania pobierania danych w formie elektronicznej, z zachowaniem przepisów RODO i tajemnicy skarbowej.
    6. Zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą.
    7. Zabezpieczania zebranych dowodów.
    8. Legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli.
    9. Przesłuchiwania kontrolowanego, świadków oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4 Ordynacji podatkowej.
    10. Zasięgania opinii biegłych.
    11. Dokumentowania przebiegu kontroli w protokole kontroli.

19. Zakończenie kontroli podatkowej

    1. Kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do kontroli. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w  terminie wskazanym w upoważnieniu do kontroli, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić na piśmie kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia.
    2. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia kontrolowanemu protokołu kontroli.
    3. Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.
    4. Kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć zastrzeżenia i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały przez kontrolującego uwzględnione wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym takiego rozstrzygnięcia.

Załączniki (bez publikacji w BIP):

1. Karta Oceny ryzyka naruszenia prawa
2. Lista podmiotów wytypowanych do kontroli podatkowej.
3. Roczny plan kontroli Podatków i Opłat Lokalnych

Sporządziła z up. Prezydenta Miasta Pabianic: Beata Strojny - Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miejskiego w Pabianicach